Wow un chiffre rond ! Je me félicite.

La décision du choix d’un logiciel d’entreprise est extrêmement importante pour une entreprise. Micheal E. Gerber, dans son livre E-Myth, exprime bien l’importance d’avoir des systèmes en place dans son entreprise. De tels systèmes assurent que l’on soit capable de toujours reproduire la qualité de nos services. C’est pourquoi il est important d’utiliser un logiciel d’entreprise (ou suite de logiciels) qui englobera les opérations de l’entreprise et cadreront les employés dans leurs tâches quotidiennes au sein des systèmes établis.

Puisque cette décision est si importante, il faut prendre le temps et se renseigner pour être certain de faire une décision éclairée. Puisque chaque entreprise a des réalités différentes, il est important de se poser les bonnes questions.

Voici quelques pistes de réflexion pour prendre votre décision :

1  Le budget

Évidemment ! Bien que le budget soit un critère importan,t il ne faut pas simplement penser à l’argent que l’on a présentement pour acheter ou développer le logiciel, mais aussi l’argent qui pourra être économisé par l’achat de ce logiciel.  Dans mon article “Le rôle primordial de logiciels dans les pme« , j’explique comment on peut économiser beaucoup d’argent grâce à une solution logicielle appropriée. Il est donc nécessaire de prendre ce fait en considération lorsque viendra le temps de choisir votre logiciel.

Prenez le temps d’évaluer quels coûts vous pourrez économiser (même si ce n’est pas à 100% précis) et voyez quand vous pourrez voir un retour sur votre investissement.

2  Les fonctionnalités

Encore une piste évidente.  Assurez-vous que le logiciel que vous évaluez répond :

  • à votre réalité présente : Que devez-vous gérer comme information et processus aujourd’hui ?
  • à votre réalité future : Si votre expansion se passe comme prévu, aurez-vous d’autres besoins émergents ? Êtes-vous capables de les prédire ?
  • à votre réalité passée : Ceci n’est pas toujours important, mais si vous voulez importer vos données des années précédentes dans votre logiciel, pouvez-vous le faire avec la solution à évaluer?

Je dois mettre un bémol pour mon point sur la “réalité future”.  Il ne faut pas aller chercher une solution logicielle qui aura un grand nombre de fonctionnalités inutilisées. Lorsqu’on fait ceci, on se perd souvent dans le logiciel et ça complexifie son utilisation.  Idéalement, il faut pouvoir ajouter les fonctionnalités que l’on veut quand on veut mais sans altérer les fonctionnalités de base.  Je vous promets de faire un article sur le sujet d’ici peu car j’ai beaucoup à dire face à celui-ci…

3  L’équipe en place

N’oubliez jamais qui seront les utilisateurs de la suite logicielle. Peut-être êtes-vous un adepte de toutes les solutions informatiques à la fine pointe de la technologie, mais est-ce que vos employés le sont? Il faut penser à plusieurs aspects :

  1. Le confort qu’ont les employés avec les systèmes en place : Changer de solution n’est jamais aussi bien accueilli qu’on le pense.  Ça peut demander à vos employés de sortir de leur zone de confort et bien que le logiciel devrait leur simplifier la vie à court, moyen ou long terme il demandera une période d’adaptation.
  2. Est-ce que les employés sont à l’aise avec des ordinateurs et les logiciels : Ca peut paraître banal en 2011, mais ce n’est pas tout le monde qui a grandi avec un ordinateur dans le ventre de sa mère.

S’il y a une chose que je peux vous recommander, c’est que lorsque vous réalisez des essais ou que vous demandez des démonstrations de vos fournisseurs potentiels, impliquez vos employés. Ceux-ci doivent sentir que leurs besoins sont pris en compte.  De plus, il faut qu’ils puissent valider si les solutions proposées conviennent à leurs besoins.  Souvent, du haut de notre chaise, on oublie certains détails très particuliers d’opérations  que l’équipe doit gérer et qui peuvent être cruciaux dans la sélection d’une suite logicielle.

4  La personnalisation

Au point 2, je parlais de l’importance de penser aux besoins futurs. Il est impossible aujourd’hui de prédire tout ce que vous voudrez ou toutes les situations d’exceptions qui s’appliqueront seulement à votre entreprise.  Ainsi, même si le logiciel tel qu’il est répond à vos besoins aujourd’hui, ça ne veut pas dire que ce sera le cas plus tard.

Pour cette raison, il est important de vérifier avec votre fournisseur s’il est possible de personnaliser l’application à vos besoins présents ou émergents.  Si ce n’est pas le cas, il vous faudra changer de solution logicielle éventuellement.  Ceci n’est pas nécessairement dramatique et peut même parfois être désirable, mais n’oubliez pas que ça engendrera des coûts sans compter le temps de formation et d’adaptation de votre équipe.

5  Modèle de paiement

En fonction du type de suite logicielle que vous choisissez, vous devrez soit débourser un montant important pour développer votre solution, soit payer des frais de licence mensuels ou annuels.  Il est également souvent possible de faire financer votre solution s’il s’agit d’importants montants.

Prenez donc le temps de voir ce que votre fournisseur vous offre et assurez-vous de voir si ça convient à votre situation financière.

6  Le fournisseur

Le choix du fournisseur est évidemment important. Il ne s’agit évidemment pas de choisir la plus grosse compagnie possible. La grosseur n’est pas toujours synonyme de qualité.  En effet, les grandes entreprises offrent souvent des produits « tablettes » plus connus mais, d’un autre côté, les PME offrent souvent des solutions plus flexibles.  Il s’agit de savoir ce qui convient à vos besoins.

Toutefois, assurez-vous de demander des références de votre fournisseur.  Il est important de savoir le niveau de satisfaction du fournisseur visé. Si vous êtes capables d’obtenir des références, utilisez-les.

Il est également important d’avoir confiance en votre fournisseur et d’avoir une bonne communication avec celui-ci.  Le processus de changement ou d’implantation d’une solution logicielle d’entreprise est long et demande une collaboration constante entre vous et votre fournisseur. Soyez certain de garder le processus aussi agréable que possible.

7  Le type de déploiement

La solution évaluée est-elle sur le « Cloud » et donc accessible par Internet sans installation requise ? Doit-elle être installée à vos bureaux ? Sera-t-elle hébergée ailleurs ?

Évidemment, chaque option a ses avantages et inconvénients.  Sans rentrer dans trop de détails (j’en parlerai dans un autre article), il faut considérer entre autres les coûts de maintenance et la flexibilité de la solution.

8 Le soutien technique

N’oubliez pas de demander à vos fournisseurs potentiels quels types de plans de soutien ils offrent.  De plus, demandez-leur le temps de réponse pour des demandes urgentes ou moins urgentes. Sont-ils disponibles tous les jours incluant la fin de semaine ? Sont-ils disponibles le soir et la nuit ?

9  La propriété intellectuelle

Ceci est un des points qui porte le plus souvent à confusion.  La propriété intellectuelle appartient toujours à celui qui développe le logiciel à moins que celui-ci ne décide de transférer ses droits.  Ainsi, si vous achetez un logiciel, la propriété intellectuelle ne vous appartient pas à moins qu’elle ne vous soit transférée.
Généralement, votre fournisseur vous donnera une licence d’utilisation, de modification et/ou de distribution avec votre logiciel.

Ainsi, même si vous demandez à un fournisseur de développer un logiciel sur mesure, le code source lui appartient.  Vous pouvez négocier pour obtenir la propriété intellectuelle ou une licence autre qu’une licence d’utilisation. Ce ne sont pas tous les fournisseurs qui accepteront de transférer leur propriété intellectuelle, mais si ceux-ci acceptent de le faire, vous paierez sans doute plus cher que pour une simple licence d’utilisation.

La propriété intellectuelle est un sujet très compliqué que je résume sans doute de façon très concise. Mon but est que vous en preniez conscience et qu’une fois le temps venu, vous vous renseigniez sur le sujet.

10  La technologie

Cette piste ne s’applique pas à tous. Si vous faites développer une solution personnalisée et que la propriété intellectuelle vous appartient ou que vous avez une licence vous donnant accès au code source, assurez-vous que les technologies utilisées pour développer la solution sont des technologies populaires.  En effet, si vous devez, pour une raison ou une autre, changer de fournisseur vous voulez pouvoir trouver d’autres fournisseurs qui pourront prendre la relève.

En conclusion, cet article est écrit pour que vous preniez conscience des nombreux facteurs qui peuvent et devraient influencer votre décision lorsque vient le temps de choisir un logiciel. Il va sans dire que ce ne sont pas tous ces facteurs qui s’appliqueront à toutes les situations ni à toutes les solutions. Toutefois, pour un logiciel de gestion d’entreprise qui gérera la majorité de vos opérations, je vous recommande de bien explorer vos options avant d’arrêter votre choix sur une solution logicielle d’entreprise.